ZO VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS

Om de jeugdhulp die wij – laten – verlenen zo goed mogelijk vorm te geven, verwerken wij persoonsgegevens: informatie die iets zegt over een natuurlijke persoon, of informatie die direct of indirect naar hem/haar te herleiden is.

Iedere handeling die wij met persoonsgegevens uitvoeren, wordt ‘verwerken van persoonsgegevens’ genoemd. Zoals het opvragen van informatie over bijvoorbeeld een cliënt of zorgverlener en/of het delen ervan met iemand anders.

Jouw gegevens worden verwerkt door MetMaya. Bij de uitvoering van de jeugdhulp maakt MetMaya gebruik van de diensten van andere jeugdhulpaanbieders. Wanneer via deze organisaties jeugdhulpverleners worden ingezet in de MetMaya teams, worden ook met hen de gegevens gedeeld. De gegevens blijven in principe alleen binnen de (digitale) omgeving van MetMaya.

Kan MetMaya de jeugdhulp niet leveren binnen de MetMaya teams, dan word je mogelijk doorverwezen naar een specifieke jeugdhulpaanbieder/andere organisatie. Bij bijvoorbeeld de doorverwijzing zal MetMaya relevante gegevens meesturen. In sommige situaties zullen deze organisaties ook een terugkoppeling geven aan MetMaya, bijvoorbeeld als dat relevant is voor de facturatie van de verleende jeugdhulp.

Als je vragen hebt over jouw persoonsgegevens en de bescherming ervan, schrijf of mail dan onze Functionaris voor Gegevensbescherming. Deze is bereikbaar via privacyofficer@metmaya.nl.

Achter onderstaande ‘kopjes’ lees je meer over wat persoonsgegevens zijn, hoe wij ermee omgaan, jouw rechten en de bewaartermijnen.

MetMaya verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. De beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
2. Om met je in contact te kunnen treden en te reageren op door jou gestelde vragen;
3. De interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
4. Het laten opstellen van een arbeidsovereenkomst bij de organisatie waar je in dienst komt;
5. De uitvoering of toepassing van een wet.

MetMaya zorgt voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die wij in beheer hebben, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Welke uitgangspunten hanteren wij bij het verwerken van persoonsgegevens?

• Wij verwerken persoonsgegevens ter uitvoering van een (toekomstige) overeenkomst of op grond van toestemming of een wettelijke verplichting.
• Wij verwerken alleen persoonsgegevens die voor de uitvoering van de taken noodzakelijk zijn. Daarbij zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor het specifieke doel waarvoor ze verzameld zijn.
• Wij gaan zeer zorgvuldig om met de verwerking van persoonsgegevens en we houden ons hierbij aan de geldende wetgeving.
• Wij zorgen ervoor dat de persoonsgegevens juist zijn en worden geactualiseerd waar nodig.
• Wij zijn transparant over welke persoonsgegevens we verwerken.
• Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, beschadiging en ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking.
• We verwerken persoonsgegevens in principe niet buiten de Europese Economische Ruimte.
• Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Wij houden ons hierbij aan de geldende wetgeving voor de bewaartermijnen.

Rechtsgrond verwerken persoonsgegevens sollicitanten

• Art 6 lid 1 sub a AVG: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
• Art 6 lid 1 sub b AVG: de verwerking is noodzakelijk om uitvoering te geven aan de toekomstige (arbeids)overeenkomst bij de organisatie waar je in dienst komt.
• Art 6 lid 1 sub c AVG: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op MetMaya rust.
• Art 6 lid 1 sub f AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van MetMaya en diens opdrachtgevers (zoals de gemeente).

Welke persoonsgegevens verwerkt MetMaya van sollicitanten?

Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten die je gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, zoals e-mailadres.
• Gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages.
• Gegevens over de functie waarnaar je solliciteert.
• Gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw huidige/laatste baan en eventuele gegevens over de (toekomstige) beëindiging daarvan.
• Gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die je hebt gehad en over de (toekomstige) beëindiging daarvan.
• Andere door jou (via je cv) verstrekte of bekende gegevens met het oog op het vervullen van de functie.
• Door jou verstrekte foto’s.
• Andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door de organisatie waar je in dienst komt:
• VOG na arbeidsvoorwaardengesprek.
• Referentieverklaring van voorgaande werkgever.
• Controlegegevens (BIG, AGB en indien van toepassing SKJ) en diploma(‘s) bij arbeidsvoorwaardengesprek.

Worden er gegevens aan derden verstrekt?

MetMaya werkt met integrale  MetMaya teams. Je komt niet bij MetMaya in dienst, maar bij  Youké, GGz Centraal of De Rading. In het kader van de sollicitatieprocedure kunnen je gegevens worden gedeeld met MetMaya, de organisatie waar je mogelijk in dienst komt en de personen die vanuit de MetMaya teams betrokken zullen zijn bij de sollicitatieprocedure.

In voorafgaand bekendgemaakte gevallen geven we je persoonsgegevens door aan een opdrachtnemer die assessments verricht ter bepaling van de geschiktheid van een sollicitant. Dit gebeurt alleen met specifieke toestemming. Deze opdrachtnemers zijn medeverantwoordelijk voor de gegevens die worden verkregen bij de onderzoeken.

Het kan in bepaalde gevallen nodig zijn om jouw gegevens door te geven aan andere (ICT) opdrachtnemers, die namens ons gegevens verwerkt. Met deze partijen (zogeheten ‘verwerkers’) sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin o.a. wordt vastgelegd dat zij met dezelfde zorgvuldigheid omgaan met de gegevens als MetMaya, dat ze de gegevens goed beveiligen en wat er wordt gedaan in het geval van een datalek. Voor het intern gebruik van persoonsgegevens geldt dat alleen medewerkers die op basis van hun functie bevoegd zijn de persoonsgegevens te verwerken, hiertoe zijn geautoriseerd. Wij verstrekken in principe geen persoonsgegevens aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Hoe beveiligen we sollicitatiegegevens?

De beveiliging van sollicitatiegegevens is geregeld door een combinatie van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Daardoor ontstaat een passend beschermingsniveau. Wij stellen dit periodiek bij indien nodig.

Hoe lang worden je sollicitatiegegevens bewaard?

Als je hebt gesolliciteerd op een functie in een van de MetMaya teams en de functie niet hebt gekregen, dan bewaren wij de sollicitatiegegevens (sollicitatiebrief en cv) tot maximaal vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure.
Indien wij sollicitatiegegevens langer willen bewaren – maximaal 1 jaar na afronding sollicitatieprocedure – dan zullen wij daarvoor uitdrukkelijk toestemming vragen.  Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie vrijkomt waarvoor je benaderd wilt worden. In dat geval bewaren wij gegevens tot maximaal één jaar na het verstrekken van de toestemming. Je kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.
Indien je in dienst komt bij  Youké, GGz Centraal of De Rading, worden de benodigde gegevens tevens gebruikt om een arbeidsovereenkomst op te kunnen stellen.

Wat zijn je rechten met betrekking tot sollicitatiegegevens?

Alle personen van wie MetMaya persoonsgegevens verwerkt, hebben op grond van de AVG diverse rechten. De rechten worden hieronder nader uitgewerkt. Aan een verzoek wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, gehoor gegeven. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan die termijn nog eens met twee maanden worden verlengd. Bij weigering vermelden wij de reden. Voordat aan het verzoek wordt voldaan kan naar een geldig legitimatiebewijs worden gevraagd.
Elk verzoek kan je indienen door een e-mail te sturen naar privacyofficer@metmaya.nl.
Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je sollicitatiegegevens:

•  Inzage in/overzicht van de gegevens die wij verwerken middels een overzicht
  Je kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die wij over jou verwerken.
• Correctie en toevoeging
  Als je vindt dat gegevens feitelijk onjuist in het sollicitatiedossier staan kun je schriftelijk/ per e-mailbericht verzoeken deze te corrigeren. Ook kan je een verklaring laten toevoegen.
• Vernietiging
  Je hebt het recht om voor het einde van de wettelijke bewaartermijn (delen van) het sollicitatiedossier te laten vernietigen. In dat geval kunnen wij de sollicitatieprocedure (tussentijds) staken vanwege het gebrek aan voldoende gegevens. Ook wanneer je toestemming hebt gegeven je gegevens langer te bewaren kan je vragen je tot dan bewaarde gegevens (gedeeltelijk) te laten vernietigen. Dit kan betekenen dat je niet meer benaderd kan worden als er een nieuwe passende vacature vrijkomt.
•  Beperken van de verwerking
  Je kunt MetMaya vragen tijdelijk te stoppen met het gebruik van je persoonsgegevens. Dit kan alleen in bepaalde situaties. Bijvoorbeeld als je MetMaya hebt gevraagd om je gegevens te wijzigen, maar MetMaya dit verzoek nog moet beoordelen.
• Recht op overdraagbaarheid van de gegevens
  Je hebt het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die MetMaya van je heeft. Zo kan je je gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een andere organisatie. Ook kan je MetMaya vragen om je gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.
  Niet alle gegevens vallen onder dit recht op dataportabiliteit. Het gaat alleen om gegevens die worden verwerkt met de grondslag toestemming of uitvoering van de overeenkomst. Ook kan het alleen gaan om gegevens die je zelf actief hebt verstrekt, of die indirect zijn verkregen door het gebruik van een apparaat.
• Recht op bezwaar
  Als MetMaya gegevens van jou verwerkt met de grondslag gerechtvaardigd belang, kun je daartegen bezwaar maken als jij niet wil dat dit gebeurt vanwege jouw specifieke situatie. MetMaya zal op basis van jouw bezwaar een belangenafweging maken. Ook kan je in deze situatie bezwaar maken tegen direct marketing (bijvoorbeeld het ontvangen van een nieuwsbrief), hiervoor hoef je geen reden op te geven.

Vragen?

Ben je ontevreden over de wijze waarop MetMaya omgaat met je persoonsgegevens? Neem dan contact op via Privacyofficer@metmaya.nl. Komen we er niet uit of ben je het niet eens met de reactie, dan heb je ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.